HIP B.V. respecteert de privacy van de bezoekers van haar onderneming en website. In het bijzonder de rechten van bezoekers met betrekking tot geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Onze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over welke persoonsgegevens wij gebruiken, waarom en wanneer wij gebruik mogen maken van uw persoonsgegevens, hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren en of, en zo ja, met wie wij uw persoonsgegevens delen. Wij verwerken uw persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de relevante wetgeving).

Wij willen u er graag op attent maken dat op overeenkomsten die wij met u sluiten onze algemene voorwaarden van toepassing zijn. Deze zijn te raadplegen via de volgende link:

https://www.hipbv.com.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De huidige op de website beschikbare versie van ons privacyreglement is de enige versie die van toepassing is, zolang u de website bezoekt, totdat een nieuwe versie de huidige vervangt.

Artikel 1 – Begrippen

  1. Met het begrip “persoonsgegevens” wordt de informatie bedoeld waarmee u als persoon kan worden geïdentificeerd. Deze definitie is in overstemming met de relevante wetgeving. In deze privacyverklaring worden alle handelingen met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens verwoord met het begrip “verwerken”.
  2. Website: www.hipbv.com (hierna ook: ‘de website’);
  3. De onderneming: HIP B.V.;
  4. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna ook: de beheerder): HIP B.V. (Chris Geelen, directeur), gevestigd te Eindhoven, aan de Dillenburgstraat 7-D (5652 AM), KvK nummer: 63616971.

Artikel 2 – Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens zowel direct, als indirect, van u zelf dus en van derden. Wij verkrijgen uw persoonsgegevens ook incidenteel van diegenen die betrokken zijn bij onze bedrijfsuitvoering.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens verwerken wij van u

Wij verwerken niet zomaar persoonsgegevens. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die

nodig zijn om ons werk voor u zo goed mogelijk te kunnen doen. Hoe intensiever de samenwerking is, des te meer persoonsgegevens we nodig hebben en verwerken om tot een optimale dienstverlening te komen.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn van potentiële klanten, klanten, potentiële kandidaten, kandidaten en van leveranciers. Wij verwerken persoonsgegevens om met u in contact te komen of te blijven. Ook kan het zijn dat wij contactgegevens verwerken van gezinsleden en/of relaties wanneer dit nodig is.

Verder verwerken wij alle persoonsgegevens die wij wettelijk verplicht zijn om te

verwerken, zoals de financiële persoonsgegevens, Burgerservicenummer en ID, paspoort of

rijbewijs van onze medewerkers.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • Medewerkers van HIP B.V.: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, functie, bankrekeningnummer, Burgerservicenummer, ID, paspoort of rijbewijs.
  • Potentiële klanten: naam werkgever, functie, telefoonnummer (werk en/of privé), e-mailadres (werk).
  • Klanten: naam werkgever, functie, telefoonnummer (werk en/of privé), e-mailadres (werk en/of privé), facturatieadres, bankrekeningnummer.
  • Potentiële kandidaten: naam, naam werkgever, functie, telefoonnummer (werk en/of privé) en emailadres (werk).
  • Kandidaten: naam, naam werkgever, functie, telefoonnummer (werk en/of privé), e-mailadres (werk en/of privé), woonadres, woonplaats, geboortedatum en CV.
  • Leveranciers: naam, werkgever, functie, telefoonnummer (werk), e-mailadres (werk), bankrekeningnummer.

Artikel 4 – Wij verwerken uw persoonsgegevens met de volgende doelen

Wij verwerken uw persoonsgegevens om een optimale dienstverlening te kunnen leveren. Dit houdt onder andere in dat wij die persoonsgegevens verwerken om u aanbiedingen en aanbevelingen te kunnen doen, of om u een nieuwsbrief over onze dienstverlening te kunnen doen toekomen, of om facturen te kunnen sturen. Wij hebben uw persoonsgegevens ook nodig om u te kunnen adviseren. Hiernaast hebben wij uw persoonsgegevens nodig om met u te communiceren of om contact met u op te nemen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om uw salaris uit te betalen of om u aan te kunnen stellen bij een klant. U kunt ook commerciële aanbiedingen krijgen van de beheerder. Indien u deze niet (meer) wenst te ontvangen, stuurt u een mail naar het volgende adres: info@hipbv.com.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Mocht het zijn dat wij uw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken, dan informeren wij u hier vooraf over. Voor meer uitleg over onze doelen kunt u altijd contact met ons opnemen.

Artikel 5 – Waarom mogen wij uw persoonsgegevens verwerken

Wij mogen uw persoonsgegevens niet zomaar verwerken. Wij vragen uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Ook zijn wij wettelijk verplicht om deze persoonsgegevens te verwerken en zijn de persoonsgegevens noodzakelijk voor onze dienstverlening aan u en de overeenkomst die wij met u sluiten. In sommige gevallen zijn uw persoonsgegevens noodzakelijk voor facturering en administratie.

Artikel 6 – Statistieken en cookies 

HIP B.V. houdt gebruiksgegevens bij van haar website voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet door HIP B.V. verkocht aan derden. Teneinde het gebruiksgemak van de website van HIP B.V. te vergroten en om inzicht te krijgen in het gebruik van deze website, maakt de website van HIP B.V. gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens uw bezoek op de website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. De gegevens, die door op de website van HIP B.V. geplaatste cookies worden opgeslagen, zijn niet te herleiden tot een natuurlijk persoon. Evenmin wordt er bij deze cookies gebruik gemaakt van persoonsgegevens. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment stopzetten of weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken. Voor het meten van statistieken maakt HIP B.V. op haar website gebruik van Google Analytics. Hiermee kan HIP B.V., in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends volgen en rapportages verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van HIP B.V. geeft u toestemming voor het verwerken van informatie op de wijze en voor de doeleinden als hiervoor omschreven. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd, waarbij een IP-adres nadrukkelijk niet wordt meegestuurd. Op de website van de Autoriteit Consument en Markt kunt u meer lezen over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

Artikel 7 – Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Wij hebben dan ook de volgende bewaartermijnen vastgesteld welke mede zijn bepaald door wettelijke verplichtingen: financiële persoonsgegevens bewaren wij 7 jaren. Overige persoonsgegevens worden gewist zodra de noodzaak tot bewaren vervalt. 

Artikel 8 – Wie ontvangen uw persoonsgegevens

Dit zijn partijen die betrokken zijn bij mailingen, onze administratie en nieuwsbrieven. Uw persoonsgegevens kunnen ook opgevraagd en/of gebruikt worden door onder meer de Belastingdienst, onze pensioenverzekeraar, IND, Autoleasemaatschappij, het UWV, onze IT partners, onze administratiekantoren en accountants (de salarisadministratie), Audit instanties (ivm NEN-certificaten) en social media (waaronder Facebook, Instagram, Youtube), voor zover noodzakelijk en/of wettelijk verplicht. Uw persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligd systeem en worden niet aan derden verstrekt, behoudens de wettelijke verplichtingen of indien dit noodzakelijk is.

HIP B.V. werkt op een externe server in de Cloud, gehost en beheerd door onze IT-partner. Iedere medewerker is in het bezit van een toegangscode met wachtwoord. Op deze server werken officeprogramma’s en een CRM pakket, dat gehost en beheerd wordt door onze CRM partner. Deze server is toegankelijk voor medewerkers van HIP B.V. medewerkers van onze IT partner en medewerkers van onze CRM partner.

Artikel 9 – Beveiliging

Wij dragen zorg voor de beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Met onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

Artikel 10 – Wijziging van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Als wij de privacyverklaring in belangrijke mate veranderen dan zullen wij hier melding van maken. Wij zullen gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen van wijzigingen. Als u niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij u aan onze website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Artikel 11 – Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van u verwerken, zijn van u persoonlijk. Daarom heeft u de volgende rechten:

Het recht om uw toestemming in te trekken

U heeft recht om de toestemming die u heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, in te trekken. Vanaf dat moment mogen wij, zonder andere rechtsgrond, uw persoonsgegevens niet meer verwerken.

Recht van Inzage

Op uw verzoek zullen wij u meedelen of er iets, en zo ja wat, er met uw persoonsgegevens is gebeurd. Wij zullen u dan informatie geven over de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens zijn gebruikt, welke persoonsgegevens zijn gebruikt en wie de ontvangers zijn of worden van uw persoonsgegevens. Ook zullen wij u zo mogelijk meedelen welke periode uw persoonsgegevens zullen worden opgeslagen en/of op welke basis waarvan die periode wordt bepaald.

Recht op rectificatie

Mocht het zo zijn dat wij onjuiste persoonsgegevens van u verwerken, dan heeft u het recht om deze door ons te laten aanpassen, te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

In sommige gevallen heeft u recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten wissen. Hieraan zijn wel vereisten verbonden. Ook zijn er sommige uitzonderingen te maken die op onze organisatie van toepassing zijn.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft als betrokkene recht om de verwerking van uw persoonsgevens te beperken wanneer u bijvoorbeeld vindt dat wij niet de juiste persoonsgegevens van u verwerken of wij uw persoonsgegevens onrechtmatig zouden verwerken.

Doet u een beroep op één van bovenstaande rechten? Dan brengen wij ook de ontvangers van uw persoonsgevens op de hoogte hiervan.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt terug te krijgen. Wanneer het mogelijk is kunnen wij deze verstrekte persoonsgegevens rechtstreeks doorsturen naar een andere partij wanneer u hier om verzoekt.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dit bezwaar moet u onderbouwen waarom u een belang heeft bij het niet langer verwerken van uw persoonsgegevens.

Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat geheel is gebaseerd op automatische besluitvorming of profilering wanneer dit gevolgen voor u kan hebben.

Mededeling van inbreuk in verband met persoonsgevens van betrokkene

Op het moment dat er een datalek heeft plaatsgevonden en dit een hoog risico voor u meebrengt, delen wij u dit zo snel mogelijk mee. Hier zijn uitzonderingen op. Wilt u meer weten dan kunt u contact met ons opnemen.

Wilt u gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact met ons op! Wanneer een verzoek bij ons binnenkomt met betrekking tot bovenstaande rechten dan moeten wij nagaan door wie zo’n verzoek wordt gedaan. Dit doen wij door van u een kopie te vragen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs. De pasfoto op het identiteitsbewijs mag worden afgeschermd. Wij behandelen alleen verzoeken op basis van uw eigen persoonsgegevens.

Heeft u nog vragen of zijn zaken onduidelijk? Neem dan via onderstaande gegevens contact met ons op:

HIP B.V.

Chris Geelen, directeur

Dillenburgstraat 7-D

5652 AM  Eindhoven

per email: info@hipbv.com en via telefoonnummer: 040-3400006.